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Comment être plus productif et organisé au travail ?

Rien ne va plus, votre bureau est en chantier, vos plannings over-bookés, votre boîte mail saturée...

Pour vous, partir à l’heure du travail est depuis longtemps une lointaine réalité. Vous enchaînez vos journées et vous avez beau en faire plus la veille, les tâches du lendemain n’en sont jamais diminuées. Vous êtes sollicité de toute part : rendez-vous, calls, réunions. Pourtant, vous avez déjà tant à faire dans vos missions quotidiennes...

Comment vous en sortir ?

Est-ce que travailler moins et mieux est réaliste, ou n’est-ce qu’une utopie ? À force de ne jamais s’en sortir, on finit par perdre tout espoir d’avoir une vie professionnelle sereine et équilibrée. Conséquence de cela, on s’éparpille, on se détourne de notre but initial et de ce fait, les journées de travail traînent en longueur.

Maîtriser parfaitement son organisation n’est pas inné et vous êtes loin d’être seul dans ce cas-là. Rassurez-vous, manquer de structure n’est pas irrémédiable, s’organiser peut tout à fait constituer un apprentissage pour être plus productif.

Pour mettre en place une nouvelle façon de travailler, il faut logiquement opérer des changements dans son quotidien. Découvrez nos 6 conseils pour améliorer votre productivité au travail.

 

Conseil #1 : opter pour un espace de travail adéquat

Parfois, le lieu dans lequel on travaille n’est pas adapté pour être plus productif. De multiples facteurs peuvent nuire à votre efficacité. La solution est donc de choisir un meilleur environnement lorsque cela est possible. S’isoler dans un endroit tranquille, écarté des interruptions des collègues, peut s’avérer très bénéfique pour être plus productif.

Les open-spaces sont devenus depuis plusieurs années un symbole des entreprises qui se veulent jeunes et conviviales. Cependant, les nuisances engendrées par les nombreux collaborateurs perturbent grandement l’efficacité des employés. Dans ce cas, le mieux est de s’isoler, dans une salle de réunion par exemple, notamment lorsqu’on a besoin de réfléchir sur des sujets complexes, stratégiques, nouveaux. En appliquant ce conseil, vous constaterez l’amélioration de votre productivité au travail.

 

Conseil #2 : trouver son propre rythme pour être plus productif

Pour devenir plus productif, rien ne vous oblige à vous lever aux aurores. Certaines personnes sont du matin, d’autre pas du tout. Se lever tôt ne signifie pas mieux travailler et être plus efficace. Au contraire, imposer le réveil matinal à une personne qui n’est pas du matin peut fortement nuire à sa productivité au travail.

Afin d’être plus productif, la solution est donc de trouver son propre rythme. Chaque personne dispose d’un cycle naturel, si vous ne connaissez pas encore le vôtre tester divers fonctionnements. Essayer de travailler sur différents moments au cours de votre journée. Vous pouvez également expérimenter des horaires diamétralement opposés. Par exemple, travaillez le matin de bonne heure jusqu’à midi. Ou bien, commencez votre journée en milieu d’après-midi et terminez plus tard dans la soirée. Alternez les rythmes distincts durant quelque temps. C’est en testant plusieurs façons de travailler que vous réussirez à vous connaître. Vous découvrirez ainsi les moments au cours desquels surviennent vos pics d’énergie et de concentration.

Bien entendu, ces solutions sont applicables si vous êtes libres de vous organiser comme bon vous semble. Certaines entreprises ne permettent pas une telle flexibilité pour être plus productif au bureau. Cependant, n’hésitez pas à en parler à votre manager si cela vous semble faisable. Essayer de mettre en place un rythme qui vous convient. Le simple argument d’une meilleure productivité ne devrait pas effrayer votre supérieur, bien au contraire.

 

Conseil #3 : gérer son temps en fixant des limites

Les limites sont importantes dans le travail pour être plus productif. Si vous ne fixez pas de règles, vous risquez de vous épuiser et de ne plus avoir de ressources pour travailler correctement. Souvent, on veut en faire trop. Parce qu’on a l’impression d’avoir toujours des choses à faire, parce qu’il nous reste du temps dans la journée (même s’il est déjà tard), ou parce qu’on ne voit pas le temps passer. Lorsqu’on aime son travail, c’est compréhensible de ne pas vouloir s’arrêter, de vouloir terminer ce que l’on a à faire. Sachez qu’il y aura toujours à faire. Si vous ne posez pas vous-même les limites, elles s’imposeront à vous, peut-être jusqu’à l’épuisement professionnel.

Évitez, par exemple, de rapporter du travail à la maison ou, si vous n’avez pas le choix, fixez-vous un horaire maximum pour ne pas finir trop tard et de ce fait, manquer de sommeil. Le repos est primordial pour une concentration optimale. La difficulté que l’on rencontre lorsqu’on se limite est d’avoir le sentiment de faire moins que ce que l’on devrait. Toutefois, sur le long terme, on gagne en qualité, en productivité au travail, mais également en bien-être.

 

Conseil #4 : apprendre à refuser

Savoir dire non est essentiel pour être plus productif. Cela arrive à tout le monde de rencontrer des périodes chargées ou de ne tout simplement pas avoir le temps d’effectuer une tâche supplémentaire. Le sentiment d’urgence au travail est un symptôme commun alors même qu’il n’y a pas d’impératif. Il peut survenir à la réception d’un mail qui n’exige pourtant pas de réponse immédiate ou d’une simple demande d’un collègue qui a besoin d’un coup de main.

Si la demande émane de votre manager vous aurez peut-être plus de mal à refuser sa requête. Ici, le but n’est pas de rejeter sa demande, mais plutôt de lui faire comprendre que vous ne pouvez pas être partout. Questionnez-le sur ce qu’il voudrait que vous supprimiez dans vos tâches actuelles pour réaliser cette autre mission. De cette façon, votre manager comprend qu’un choix est à faire, tout en gardant le pouvoir de décision.

 

Conseil #5 : endiguer les distractions pour être plus productif

Pour rester concentré et améliorer sa productivité, vous devez empêcher toutes distractions de venir perturber votre efficacité.

Domptez votre envie de réseaux

Les distractions nuisent à la productivité au travail. Les réseaux sociaux sont un véritable piège à procrastination. Sans cesse sollicité par des notifications, des messages instantanés, vous n’arrivez peut-être pas à décrocher. Et cela nuit surement à votre productivité au travail. Pour éviter de tomber dans cette embuscade digitale, coupez toutes les alertes. Mettez également votre smartphone en silencieux si nécessaire. Bien sûr, le but n’est pas de déconnecter totalement, mais d’échapper aux distractions pour être concentré.

Choisissez soigneusement vos moments de pause. Créez des moments propices pour regarder vos réseaux, mais ne prenez pas du temps normalement alloué à votre travail. Auquel cas, vous ne pourrez avancer sur vos missions et tâches et donc être plus productif.

Diminuez le temps passé sur vos e-mails

Ah, les e-mails. Dans une journée de travail, c’est toujours quelque chose qu’on pense expédier rapidement. Puis, finalement, on passe un temps considérable, entrecoupé, à répondre, trier, envoyer. Idem pour les messageries professionnelles instantanées. La boîte mail et la messagerie sont, pour beaucoup, constamment ouvertes. Cependant, ce n’est peut-être pas une bonne idée pour être plus productif.

La solution pour diminuer le temps passé sur les messages est de déterminer des temps précis pour les traiter. Par exemple, vous pouvez y consacrer 15 à 30 minutes le matin, puis en fin de journée. Ou bien optimiser votre temps perdu, par exemple entre deux réunions ou rendez-vous. Exploiter son temps à bon escient améliore la productivité au travail.

Une autre solution pour diminuer le temps passer sur les e-mails et être plus productif est d’organiser votre boîte de réception. Vous pouvez créer des dossiers pour trier vos e-mails en fonction de plusieurs catégories que vous aurez définies.

 

Conseil #6 : planifier en définissant des objectifs et des priorités

La planification peut paraître rébarbative, mais elle est nécessaire pour donner une structure au travail. L’organisation permet de cibler ce sur quoi il faut se concentrer. Cela évite ainsi de procrastiner ou de se focaliser sur les actions non prioritaires. Vous travaillerez ainsi sur votre sens de l’organisation en augmentant, dans le même temps, votre productivité au travail. 

Les objectifs

Lorsqu’on manque d’efficacité dans ses tâches, il est important de se fixer un but à atteindre. En effet, cela va permettre d’évaluer le niveau de productivité au travail et ainsi faire des ajustements lorsqu’il y en a besoin. Vous pouvez commencer par définir vos objectifs par trimestre, par mois ou par semaine. Au début, l’important est d’avoir assez de recul pour faire un bilan des actions menées ou non. Puis, améliorez les axes de progression pour être plus productif. Une fois cette démarche mise en place, vous pourrez définir des objectifs à court terme pour augmenter votre productivité au travail quotidiennement.

Pour ce faire, vous pouvez appliquer une méthode toute simple :

  • d’abord, identifiez 3 actions à mener pour le mois à venir ;
  • puis, débutez toutes les semaines en choisissant 3 choses à accomplir ;
  • enfin, fixez dans votre journée 3 objectifs prioritaires à atteindre avant de partir du travail.

Les priorités

Pour définir des objectifs atteignables et des actions réalisables, vous devez impérativement savoir prioriser vos tâches. Vous le savez, elles ne sont pas toutes égales et certaines sont plus importantes que d’autres. Les actions à effectuer en premières sont celles qui permettent d’obtenir des résultats élevés et qui vous permettent d’accomplir un travail de qualité.

Pour vous aider à planifier et atteindre vos objectifs, quelques astuces sont utiles à connaître. Anticipez et laissez-vous toujours un temps pour gérer les tâches inattendues. Cela évite d’être submergé par les imprévus. Organisez vos actions en fonction de votre niveau de concentration et d’énergie. Commencez votre journée avec les tâches les plus difficiles. Puis, conservez celles qui sont répétitives pour la fin de journée. 

En appliquant ces conseils, vous pourrez augmenter votre productivité au travail. L’efficacité est accessible à tous, mais nécessite quelques fondamentaux organisationnels. Essayez de rester flexible. Être plus productif consiste à bousculer ses habitudes pour s’améliorer quotidiennement. Cependant, ne soyez pas trop dur envers vous-même. Ces nouvelles pratiques peuvent mettre du temps à s’intégrer. Ne vous blâmez pas si vous essuyez quelques échecs, c’est tout à fait normal. L’important est de continuer de chercher la méthode de travail qui vous convient.

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